Integritetspolicy

Veldi värnar om din personliga integritet. Därför är det viktigt att du som registrerad tar del av och förstår denna informationstext. Genom informationstexten tillhandahåller vi information om vår behandling av dina personuppgifter samt hur du kan utöva dina rättigheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

Informationstexten riktar sig till dig som elev, anställd, arbetssökande samt kontaktperson hos våra kunder eller leverantörer och avser hur vi behandlar dina personuppgifter inom ramen för vår verksamhet.

 

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Veldi [556620-4029] är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som beskrivs i denna informationstext.

 

Varifrån kommer personuppgifterna om dig?

Personuppgifter som Veldi behandlar om dig kommer från följande olika källor:
• Personuppgifter som du tillhandahåller (eller har tillhandahållit) till Veldi
• Personuppgifter som uppstår till följd av din kund- eller leverantörsrelation med oss
• Personuppgifter som uppstår till följd av din anställning eller jobbansökan hos oss
• Personuppgifter som samlas in från tredje part, t ex din arbetsgivare eller kommunen.

 

Varför behöver vi dina personuppgifter och med stöd av vilken rättslig grund?

Vi behandlar dina personuppgifter för de ändamål och med stöd av de rättsliga grunder som anges nedan. Sammanställningen nedan kan komma att uppdateras. Vid väsentliga eller betydande förändringar kommer vi på lämpligt sätt att meddela dig.

För att kunna tillhandahålla våra tjänster till dig och/eller fullfölja vårt avtal med dig eller din arbetsgivare behöver vi dina personuppgifter enligt nedan. Annars kan vi i vissa fall inte erbjuda dig våra tjänster eller i övrigt fullgöra vårt avtal.

Elever

Ändamål
För att kunna genomföra elevernas utbildning.

Behandlingar som utförs
• Administrera utbildningen
• Tillhandahålla utbildning och kursmaterial
• För att följa skollagens regler
• Bedöma skolarbeten
• Betygsättning av kurs
• Registrera betyg i kurs
• Intyg

Kategorier av personuppgifter
• Namn
• Personnummer
• Kön
• Ålder
• Skyddad ID
• Kontaktuppgifter (telefonnummer, adress, e-postadress)
• Skolarbeten
• Omdömen
• Betyg
• Skriftlig kommunikation med elev

Rättslig grund
Våra berättigade intressen av att utbilda våra elever. De behandlingar som är nödvändiga för att fullgöra uppgifter enligt skollagen (2010:800) och sker med stöd av uppgift av allmänt intresse och för att fullgöra rättslig förpliktelse som rättslig grund.

Lagringsperiod
Vi sparar uppgifterna i enlighet med beställarens avtal. Därav kan tiden för lagringsperiod variera.

Mottagare av personuppgifter
Personuppgifterna lämnas till – utöver våra anställda som har behov av att behandla personuppgifterna i sitt arbete- vid tillämpliga fall till elevens hemkommun.

System där personuppgifterna behandlas
Uppgifterna finns i administrativa systemet Alvis samt i lärplattformen Fronter/Itslearning samt våra huvudmäns system för betygsregistrering när vi överför elevers betyg dit.

Anställda

Ändamål
För att kunna fullgöra anställningsavtalet och betala ut lön.

Behandlingar som utförs
• Betala ut lön
• Justera lön
• Betala skatt och sociala avgifter
• Hantera frånvaro för t.ex semester, sjukdom, föräldraledighet etc.
• Hantera lön
• Utvecklingssamtal
• Vidareutbildningar

Kategorier av personuppgifter
• Namn
• Kontaktuppgifter (telefonnummer, adress, e-mailadress)
• Bankkontonummer
• Anställningsnummer
• Titel och position
• Kommunikation med anställd
• Omdömen
• Uppgifter om frånvaro
• Lön och löneförmåner

Lagringsperiod
Uppgifter om anställda sparar vi i upp till tio år efter anställningstiden. Uppgifter som är nödvändiga att spara för bokföringssyften sparar vi i sju år i enlighet med Bokföringslagen.

Rättslig grund
För att fullgöra anställningsavtalet med anställda. För vissa behandlingar även uppfyllandet av lagkrav, såsom att betala skatt samt sociala avgifter etc.

Mottagare av personuppgifter
Personuppgifterna lämnas till – utöver våra anställda som har behov av att behandla personuppgifterna i sitt arbete – Kontek AB, till vilka vi har outsourcat våra lönekörningar, Skatteverket, Collectum/Alecta och vid tillämpliga fall Försäkringskassan.

System där personuppgifterna behandlas
Alvis, Fronter/Itslearning, Fortnox, Kontek HRM.

Arbetssökande

Ändamål
För att kunna utvärdera och välja rätt person att rekrytera.

Behandlingar som utförs
• Hantering av arbetsansökningar under rekryteringsprocessen
• Intervjuer med arbetssökande
• Kontakt med referenspersoner
• Utvärdering av arbetssökande

Kategorier av personuppgifter
• Namn
• Kontaktuppgifter (telefonnummer, adress, e-mailadress)
• Personnummer
• Uppgifter i CV och personligt brev
• Titel och position
• Intervjuanteckningar
• Referenser
• Bild
• Betyg och andra relevanta omdömen, intyg etc.
• Löneanspråk

Lagringsperiod
Uppgifter om arbetssökande sparar vi i upp till ett år efter avslutad rekryteringsprocess.

Rättslig grund
Våra berättigade intressen av att rekrytera rätt person till vår verksamhet.

Mottagare av personuppgifter
Inga.

System där personuppgifterna behandlas
Vårt intranät.

Kontaktpersoner hos kunder

Ändamål
För att kunna sälja produkter eller tjänster till kund.

Behandlingar som utförs
• Registrera, ändra eller ta bort kontaktperson/kund
• Administrera kundförhållandet, inbegripet kontakt med kundens kontaktperson
• Tillhandahålla tjänsterna och produkterna

Kategorier av personuppgifter
• Namn
• Kontaktuppgifter (telefonnummer, adress, e-mailadress)
• Kommunikation med kontaktpersonen
• Personnummer/organisationsnummer

Rättslig grund
Våra berättigade intressen av att tillhandahålla våra produkter och tjänster till kunder.

Lagringsperiod
Uppgifter om kunders kontaktpersoner sparar vi i upp till ett år efter avslutat kundförhållande.

Mottagare av personuppgifter
Inga.

System där personuppgifterna behandlas
Fortnox.

Ändamål
För att fakturera kunder.

Behandlingar som utförs
• Registrera, ändra eller ta bort fakturor
• Förbereda och skicka fakturor till kund
• Bokföring av fakturerade uppdrag

Kategorier av personuppgifter
• Namn
• Kontaktuppgifter (telefonnummer, adress, e-mailadress)
• Kommunikation med kontaktpersonen
• Personnummer/organisationsnummer

Rättslig grund
Våra berättigade intressen att ta betalt för våra tjänster och produkter som vi tillhandahåller. Vid bokföring är rättslig grund för behandlingen uppfyllandet av lagkrav, d.v.s. Bokföringslagen (1999:1078).

Lagringsperiod
Uppgifter om kunders kontaktpersoner sparar vi i upp till ett år efter avslutat kundförhållande. Uppgifter som är nödvändiga att spara för bokföringssyften sparar vi i sju år i enlighet med Bokföringslagen.

Mottagare av personuppgifter
Inga.

System där personuppgifterna behandlas
Fortnox.

Ändamål
För att marknadsföra produkter och tjänster till kundens kontaktperson(er) och potentiella kunder.

Behandlingar som utförs
• Reklamutskick, t ex riktade erbjudanden och nyheter om Veldi

Kategorier av personuppgifter
• Namn
• Kontaktuppgifter (telefonnummer, adress, e-mailadress)
• Kommunikation med kontaktpersonen

Rättslig grund
Våra berättigade intressen av att marknadsföra våra produkter och tjänster till kunder.

Lagringsperiod
Uppgifter om kunders kontaktpersoner sparar vi i upp till två år efter avslutat kundförhållande, såvida kontaktpersonen inte motsatt sig marknadsföringen.

Mottagare av personuppgifter
Inga.

System där personuppgifterna behandlas
Vårt intranät.

Kontaktpersoner hos leverantörer

Ändamål
För att kunna beställa tjänster och produkter från leverantörer samt betala leverantörsfakturor.

Behandlingar som utförs
• Administrera och beställa tjänster/produkter
• Kontakt med leverantörens kontaktperson, t ex kundtjänst
• Tillhandahålla tjänsterna och produkterna

Kategorier av personuppgifter
• Namn
• Kontaktuppgifter (telefonnummer, adress, e-mailadress)
• Kommunikation med kontaktpersonen

Rättslig grund
Våra berättigade intressen av att beställa och använda tjänster/produkter av leverantören, vid behov ha möjlighet att kontakta rätt person hos leverantören och för att betala fakturor. Uppgifter nödvändiga för bokföring är rättslig grund för behandlingen uppfyllandet av lagkrav, d.v.s. Bokföringslagen.

Lagringsperiod
Uppgifter om leverantörers kontaktpersoner sparar vi i upp till ett år efter avslutat samarbete. Uppgifter som är nödvändiga att spara för bokföringssyften sparar vi i sju år i enlighet med Bokföringslagen.

Mottagare av personuppgifter
Inga.

System där personuppgifterna behandlas
Vårt intranät, e-postsystem.

Vilka rättigheter har du?

Du har följande rättigheter
• Du har rätt att få information om dina personuppgifter behandlas och, om så är fallet, få tillgång till personuppgifterna (s.k. registerutdrag), med ytterligare information om behandlingen.
• Om du anser att dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära att uppgifterna rättas.
• Under vissa omständigheter kan du begära att dina personuppgifter raderas eller att behandlingen begränsas.
• När behandling utförs med stöd av intresseavvägning (t.ex. informationsutskick) har du rätt att invända mot sådan behandling. Du har alltid rätt att motsätta dig marknadsföring.
• Om du har lämnat samtycke till viss behandling, har du alltid rätt att återkalla ditt samtycke.
• På begäran har du även rätt, under vissa förutsättningar, att få ut och ta med dig vissa av dina personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig, s.k. dataportabilitet.
• Om du vill utöva någon av dina rättigheter ovan, har frågor eller funderingar är du välkommen att kontakta oss. Se våra kontaktuppgifter ovan.
• Om du anser att vi behandlat dina personuppgifter felaktigt eller i strid mot dataskyddslagstiftningen kan du inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten https://www.imy.se/

Överföring till tredje land
Uppgifterna kan komma att lämnas ut till företag som utför uppdrag åt oss, inom och utom EU- och EES-området.

Om vi lämnar ut uppgifterna till mottagare utanför EU- och EES-området, vidtar vi lämpliga skyddsåtgärder för att se till att dina rättigheter och friheter tillvaratas, såsom genom ingående av standardiserade dataskyddsavtal eller annan åtgärd i enlighet med dataskyddslagstiftningen. Du kan få en kopia på sådana handlingar genom att kontakta oss.